Um zero foi digitado a mais na massa da amostra. Corrigir é necessário. Substituir o valor e deixar o documento como se o erro nunca tivesse existido é outra coisa: o laboratório perde a história da decisão.
A ISO/IEC 17025, no requisito 7.5.2, pede que alterações em registros técnicos possam ser rastreadas até a versão ou observação anterior. Tanto o dado original quanto o modificado devem permanecer, junto com a data, os aspectos alterados e a pessoa responsável.
A regra cabe em uma frase
Quem revisa precisa enxergar o que estava registrado, o que mudou, por que mudou, quando e por quem. Se uma dessas respostas some, a correção fica frágil.
Isso vale para papel, planilha, arquivo instrumental, banco de dados e LIMS. A ferramenta muda; o princípio não.
Correção em papel
O procedimento clássico continua válido: faça um traço simples sobre o dado incorreto, de modo que ele permaneça legível; escreva o valor correto; identifique a pessoa e a data. Quando o motivo não for evidente, registre-o ao lado ou em campo associado.
Evite:
- corretivo líquido ou fita que esconda o original;
- rasura que torne o valor ilegível;
- lápis apagável;
- folha substituída sem vínculo com a versão anterior;
- assinatura coletiva no fim do mês para correções feitas por várias pessoas.
Se o formulário não tem espaço para justificar, o problema é de desenho documental. Um campo pequeno de observação costuma resolver melhor que anotações soltas no verso.
Correção em planilhas
Planilhas comuns permitem trocar uma célula sem deixar evidência confiável. O histórico da nuvem pode ajudar, mas nem sempre mostra o motivo, a pessoa autorizada e a ligação com a amostra.
Para registros críticos, defina controles como:
- acesso individual, sem usuário compartilhado;
- proteção de fórmulas e células de referência;
- campo de justificativa para dados substituídos;
- retenção da versão anterior ou log de mudanças;
- revisão e aprovação após alteração que afete o resultado;
- validação da planilha e testes periódicos.
O guia sobre validação de software e planilhas mostra como avaliar controles além da correção.
Correção em sistemas e LIMS
Um sistema adequado não precisa impedir toda mudança. Ele deve controlar quem pode mudar, registrar valor anterior e novo, pedir motivo quando necessário e preservar data e identidade. Alterações de alto impacto, como resultado aprovado ou fator de diluição, podem exigir nova revisão.
Teste a trilha com um caso real. Altere um resultado de teste e tente responder:
| Verificação | Pergunta |
|---|---|
| Autoria | O log mostra o usuário individual? |
| Conteúdo | Exibe valor anterior e valor novo? |
| Momento | Data e hora são protegidas? |
| Motivo | A justificativa fica ligada à alteração? |
| Fluxo | O resultado volta para revisão quando deveria? |
| Consulta | O histórico pode ser recuperado em auditoria? |
Uma trilha que só informa "registro atualizado" não atende bem ao objetivo. Falta dizer o que mudou.
Corrigir não é recalcular em silêncio
Às vezes a alteração do dado bruto muda cálculo, incerteza ou conclusão do relatório. Nesses casos, a equipe deve avaliar todos os resultados dependentes. Se o laudo já foi emitido, siga o processo para corrigir um erro em laudo emitido, comunique o cliente e avalie o impacto.
A correção também pode revelar um problema maior. Vários erros de transcrição semelhantes indicam que revisar cada linha não basta; o laboratório precisa considerar causa, risco e um controle de prevenção.
Um exemplo bem documentado
Dado original: massa de 1,0250 g. Dado digitado: 10,250 g. Durante a revisão, a pessoa confere o registro da balança, corrige a transcrição, registra "erro de casa decimal na digitação", informa data e identidade, e o sistema recalcula o resultado. Como a mudança alterou o valor reportável, o ensaio retorna para análise crítica técnica.
Esse histórico protege a integridade do dado e mostra que o controle funcionou.
Perguntas frequentes
Posso excluir um resultado claramente errado do equipamento?
Preserve o registro original e documente o motivo técnico para não utilizá-lo. Excluir sem evidência impede verificar se o critério foi aplicado de forma consistente.
Toda correção precisa de aprovação?
O laboratório define níveis de controle conforme o impacto. Uma correção cadastral pode ter fluxo simples; mudança que afeta resultado, cálculo ou relatório deve receber revisão compatível com o risco.
O histórico automático do arquivo é suficiente?
Somente se for protegido, recuperável e contiver as informações necessárias. Avalie também retenção, identidade, justificativa e possibilidade de desativar ou apagar o histórico.
No Qualidade360, a correção pode ficar ligada ao registro original e ao fluxo de aprovação. Isso evita duas versões concorrentes do mesmo fato e torna a revisão muito mais direta.