A fórmula funciona para valores comuns e falha quando a célula fica vazia. O erro só aparece meses depois, em uma amostra abaixo do limite de quantificação. Testar uma planilha com um único exemplo correto não é validação; é uma demonstração.
O requisito 7.11 da ISO/IEC 17025 pede validação dos sistemas de gestão da informação antes do uso. Mudanças em configuração ou software precisam ser autorizadas, documentadas e validadas antes da implementação. Uma planilha que calcula resultado, incerteza ou conformidade faz parte desse sistema.
Defina o uso e o risco
Documente:
- método e cálculo atendidos;
- entradas, saídas e unidades;
- fórmulas e referências;
- limites, arredondamento e regra de decisão;
- usuários e permissões;
- interfaces com equipamento ou sistema;
- impacto de resultado incorreto.
Uma planilha de controle de férias não exige o mesmo rigor de uma que emite concentração e declaração de conformidade.
Revise a lógica antes de testar
Compare cada fórmula com método, modelo matemático e exemplo independente. Procure referências absolutas e relativas, intervalos incompletos, unidades misturadas, células ocultas e fórmulas substituídas por valores.
A revisão por pessoa diferente do autor reduz o risco de ambos o cálculo manual e a planilha compartilharem o mesmo engano conceitual.
Monte casos de teste
Inclua condições normais e extremas:
| Caso | O que verificar |
|---|---|
| Valor típico | Cálculo e unidade esperados |
| Limite inferior/superior | Faixa e mensagens |
| Zero e negativo | Regra de negócio e erro |
| Célula vazia/texto | Bloqueio ou aviso controlado |
| Muitas casas | Arredondamento apenas na etapa correta |
| Exatamente no limite | Regra de decisão |
| Fator de diluição | Aplicação única e rastreável |
| Cópia de linhas | Referências permanecem corretas |
| Unidade alternativa | Conversão e identificação |
Calcule o resultado esperado por método independente e compare. Registre entrada, saída esperada, saída obtida, aprovação e evidência.
Teste controles de uso
A fórmula correta pode ser apagada. Verifique:
- proteção de células e senha controlada;
- diferenciação visual de entrada e cálculo;
- validação de dados;
- identificação de versão;
- acesso individual e local oficial;
- backup e recuperação;
- impressão ou exportação com versão;
- histórico ou processo de alteração;
- comportamento em outra versão do aplicativo.
Não confie em arquivo salvo como "final_agora_v3.xlsx". Use código, revisão, responsável e status.
Mudou fórmula? Reavalie o impacto
Toda alteração precisa de solicitação, análise, teste e aprovação antes do uso. Defina quais partes serão revalidadas. Uma mudança de rótulo pode pedir revisão simples; mudança no cálculo exige repetição dos casos relacionados e teste de regressão.
Se a fórmula antiga estava errada, identifique desde quando e quais resultados foram calculados. A validação da nova versão não encerra a análise retroativa.
Planilha comercial não está automaticamente validada
O aplicativo Excel é amplamente usado, mas isso não demonstra que a planilha criada pelo laboratório calcula corretamente. A aplicação específica, suas fórmulas, configurações e controles precisam de evidência adequada ao uso.
Veja também validação de software e planilhas no laboratório acreditado.
Perguntas frequentes
Preciso validar toda planilha do laboratório?
Priorize as que afetam coleta, processamento, registro, relato, armazenamento ou recuperação de dados laboratoriais. Controles administrativos de baixo risco podem ter tratamento proporcional.
Assinatura do responsável técnico valida a planilha?
A assinatura aprova, mas a validação exige evidências de revisão e testes contra requisitos definidos.
Posso usar macro?
Sim, desde que código, permissões, segurança, testes e mudanças sejam controlados. Macros aumentam capacidade e também superfície de erro.
O Qualidade360 reduz dependência de arquivos paralelos e mantém versões e permissões centralizadas. Quando uma planilha continuar necessária, seu dossiê de validação pode ficar ligado ao método que ela atende.